Records Management (digital unterstützte Gesch?ftsvorg?nge)

Das Projekt zum Aufbau des Records Management ist abgeschlossen. Die Ergebnisse, Handreichungen und Informationen finden Sie hier: /arch/service-fuer-uni-einrichtungen/records-management-schriftgutverwaltung/

Projektlaufzeit

01.07.2019 bis 31.12.2022

Beteiligte

Das Projekt ist Teil der Zielvereinbarung 2019-2022. Die Gesamtleitung liegt beim Vizepr?sidenten Technologie und Innovation Prof. Dr. Guido Wirtz und der Kanzlerin Dr. Dagmar Steuer-Flieser. Verantwortlich für den Aufgabenbereich sind Dr. Margrit Prussat, Dezernat Universit?tsarchiv, und Thomas Behr, Dezernat Informationssysteme.

Mitarbeiterin und Mitarbeiter:

Christian Ernst Otto, M.A., Dezernat Universit?tsarchiv

Harald Noll, Dezernat Informationssysteme

Sophia Skubatz, M.A., Dezernat Universit?tsarchiv

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Ziele

Im Hinblick auf die Einführung elektronischer Akten werden im Rahmen des Projekts auch die Instrumente der klassischen, papiergebundenen Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung einer Revision unterzogen, st?rker vereinheitlicht und an den gültigen Standards ausgerichtet.

Die konkreten Ziele sind

• die Schaffung effizienter, transparenter und weitgehend einheitlicher Strukturen in der Bearbeitung von Gesch?ftsvorg?ngen und in der Schriftgutverwaltung - unabh?ngig davon, ob diese papiergebunden oder elektronisch stattfinden,
• die Ausrichtung der Schriftgutverwaltung an der international gültigen Norm ISO 15489 und weiteren relevanten Standards und Normen,
• Anpassung der aktuellen Bearbeitung der Gesch?ftsvorg?nge, sodass ein sp?terer Umstieg auf das DMS erm?glicht wird,
• Erstellen von Leitf?den und Durchführen von Schulungsangeboten.

Schlie?lich sollen durch die Ver?nderungen Zeitersparnis bei der t?glichen Arbeit, ein erleichtertes Auffinden von Dokumenten sowie eine leichtere ?bergabe von Arbeitsst?nden zwischen Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten erm?glicht werden.